你公司是不是刚请了代理记账公司？或者正准备请？那我问你一句：你公司墙上，或者办公桌抽屉里，有没有一张“代理记账制度牌”？别笑，我知道很多老板一听“制度牌”三个字就头大，觉得那玩意儿就是走形式、糊弄检查的，但我跟你说，这玩意儿真要弄好了，能替你省下大几万的冤枉钱,还能让你在税务局面前腰杆挺直。
什么叫代理记账制度牌？说白了，就是把你公司和代账公司之间怎么配合、怎么交接、谁签字、谁负责、多长时间内必须给票……这些规矩一条条写清楚，然后贴出来或者钉在墙上，它不是给外人看的，是给你自己员工、给你财务对接人、甚至给你自己看的，咱们当老板的，每天忙得脚打后脑勺，哪有功夫记住每个报税截止日？制度牌就是你的“财务交警”。
那制度牌上到底该写啥？我给你捋一捋,保证你一听就懂。
第一块：财务审批流程，千万别乱签字。 很多小公司的问题出在“老板一张嘴，会计跑断腿”，比如业务员说今天请客户吃饭花了两千，没有发票、没有申请单，直接拿个收据找财务报销，代账公司一看，这没法做账啊，税务不认，你怎么办？制度牌上得写清楚：所有费用报销，必须有正规发票（电子票也行），必须填报销单，必须部门主管先签字，然后老板你批，最后才给代账会计入账，每一步谁签、谁管，白纸黑字写上去,员工就没法耍赖。
第二块：发票管理，这是重中之重。 发票是税务的命根子，制度牌上要写明：开票信息不能错，发票章必须盖清楚，电子发票不能重复打印报销，还要规定多长时间内把收到的发票交给代账公司——通常建议每月5号之前，把上个月所有票据整理好送过去，别拖到月底，代账公司赶活容易出错，还有，作废发票要保留三联，丢失发票立刻报备，这些细节写到制度牌上,员工就知道不是小事。
第三块：账务交接的时间节点。 咱们跟代账公司合作，不是把一堆烂账扔掉不管，制度牌上要约定：每月几号之前，你公司要提供银行对账单、工资表、销售明细、采购合同复印件，代账公司在几号之前完成做账、出报表，申报期前三天，代账公司要跟你沟通确认税款金额，你这边如果拖着不给资料，代账公司没法按时报税，滞纳金可是你自己的，把这些写成制度,双方都省心。
第四块：保密和资料保管。 代理记账会接触到公司的核心经营数据，客户名单、成本价、利润……制度牌上要写：代账公司及你公司员工，不准私自传播财务数据，账簿、凭证要保存至少十年，离职交接要有清单，双方签字，没有这条,将来出了泄密事故你都没地方说理。
第五块：出了问题谁担责？ 代账公司报错税，少缴了，罚款和滞纳金谁出？制度牌上可以写明：因为代账公司操作失误导致的罚款，由代账公司承担；但你公司提供虚假票据或者不及时给资料造成的，你公司自己扛，白纸黑字,将来撕扯的时候有理有据。
你看，一张制度牌，其实就是一个“游戏规则”，我见过太多老板，觉得代理记账就是每个月给会计打钱，结果年底查账发现一堆白条、一堆红冲、一堆未申报，为什么？因为没有规矩，代账公司不是神仙，你不给他规范的东西，他只能按他理解的来做,偏差越大风险越大。
讲到这，我得提一句咱们企筹企业服务，他们做代理记账，不光帮你报税做账，还会主动帮你把这个制度牌补上，人家有专门的对接团队，第一次上门就会跟你详细沟通：你们公司什么行业、多少员工、常用发票类型是什么、哪些审批节点容易出问题，然后根据你的情况，生成一份定制化的制度牌，打印好贴在你办公室，而且每季度还会复盘一次，制度该更新就更新，比如你公司今年从卖产品变成卖服务了，发票种类变了，制度牌上的开票细则就得跟着改，这种专业化服务，真不是随便找个代账低价团购能比的，你再想想，那些几百块一个月的代账，可能连你的门朝哪开都不知道,怎么可能帮你做这些细致活？
最后我再唠叨一句：制度牌不是写出来就完事了，你要在公司早会上念一遍，让每个报销的人都听明白，财务对接人要把制度牌拍照发到工作群里，别怕麻烦，前期花半小时讲规矩,后期就能少花几万块买教训。
行了，今天就聊这么多，你如果还没做这个制度牌，赶紧找你的代账公司要一份，或者直接找企筹企业服务，让他们帮你做，别等到税务稽查来了，你才想起来问“那制度牌呢”？那就晚了。
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